meer begrip
Met dezelfde mensen en middelen toch meer patiënten helpen: het kan. Een veelzijdige, goed gecoördineerde aanpak in Amsterdam UMC heeft in anderhalf jaar tijd stevige resultaten opgeleverd. Meer operaties, kortere wachtlijsten. Met als blijvende bijvangst: meer begrip voor elkaars werkwijze.
Tekst: Lara Geeurickx • Infographics: verloop.nl
et doet misschien aan kleurrijk schoeisel denken, maar CROC staat voor ‘Centraal regie-orgaan capaciteit’. Wat begon als een projectgroep is, gezien de successen na het eerste anderhalf jaar, goed op weg om een heuse afdeling te worden in Amsterdam UMC. “Het is ontstaan vanuit de behoefte om de capaciteit die we hebben, effectiever te benutten”, legt programmamanager Renate Mulder uit. Oplossingen voor de krapte op de arbeidsmarkt zijn immers niet op de korte termijn gevonden. “Om meer patiënten sneller te kunnen helpen, moeten we dus anders en slimmer gaan werken”, vat Mulder de missie samen. “Daar is voor nodig dat je iedereen in de keten bij elkaar brengt: zorgverleners en planners, maar ook data-analisten, implementatiespecialisten en capaciteitsdeskundigen.”
Nieuwe scenario’s
Dat is precies wat de teams in het Emma Kinderziekenhuis als eerste hebben gedaan. “Voorheen gingen we uit van de beschikbare OK’s en OK-personeel”, zegt kinderchirurg Joep Derikx. “De rest was daaraan ondergeschikt in de planning. Maar je moet erkennen dat alles met elkaar samenhangt. Je hebt niets aan OK-tijd als er vervolgens geen bed beschikbaar is op de afdeling voor je patiënt.” Artsen, planners en analisten gingen om de tafel om te kijken waar de grote knelpunten zaten. “Bijzonder genoeg was dat niet bij de spoedzorg maar bij de planbare zorg”, zegt implementatiedeskundige Annelies Visser. “Zodra we de obstakels in kaart hadden, zijn we scenario’s voor verbetering gaan uitwerken. Met z’n allen. Niet alleen om meer draagvlak te creëren maar vooral om tot realistische voorstellen te komen.” Want je kunt er wel rekentools op loslaten, maar dat is niet het hele verhaal, verzekert Visser. “Je hebt ook de ervaring uit de praktijk nodig. Data zijn 20 procent van het succes, de rest is mensenwerk.”
Blauwdruk
De basis voor de nieuwe werkwijze is de zogeheten blauwdruk. Visser: “Dat is een rooster dat tweewekelijks wordt herhaald. Daarin is OK-tijd gereserveerd per specialisme, waaraan het aantal patiënten per specifieke ligduur op de afdeling is gekoppeld. Die OK-tijd kunnen de artsen binnen de blauwdruk naar eigen inzicht volplannen, met de garantie dat daarvoor genoeg bedden zijn.” Dat geeft de artsen houvast en scheelt een hoop telefoontjes voor de planners. “Er is minder kortetermijnregelwerk nodig. Er vallen minder gaten in de planning en er moeten minder operaties worden afgezegd omdat we niet tijdig een bed rond krijgen”, zegt planner Fennie Bouwhuizen. “Het voordeel is ook dat de planners van alle snijdende specialismen in het Emma Kinderziekenhuis nu fysiek bij elkaar zitten, in het Centraal opname- en OK-planbureau. De lijnen zijn veel korter. Op één plek houden we zicht op hoe het ervoor staat.”
‘Data zijn 20 procent van het succes,
de rest is mensenwerk’
Keek op de week
Omdat natuurlijk niet alle zorg voorspelbaar is, wordt op twee momenten in het multidisciplinaire team besproken waar afwijken van de blauwdruk nodig is. Visser: “Tijdens het maandelijks tactisch capaciteitsoverleg kijken we twee maanden vooruit. Zijn alle gereserveerde sessies uitgegeven, zijn er extra verzoeken bijgekomen en kunnen we die honoreren? We kijken dan ook naar de gegevens uit de dashboards, waarin onder meer de data over operatietijd en ligduur worden bijgehouden. Aan de hand daarvan kunnen we met voorspelmodellen de verwachte knelpunten inventariseren en tijdig bijsturen.” Daarnaast is er de Keek op de week, vertelt Bouwhuizen: “In dat overleg met artsen en hoofdverpleegkundigen bekijken wij wat er in de komende week gepland staat en of er aanpassingen nodig zijn. Tegelijk blikken we terug op de afgelopen week: waar zat een afwijking in de planning, wat leren we daarvan? Moeten we bijvoorbeeld voortaan voor dit soort operaties meer tijd inplannen?”
Elkaar kennen
Het werk van de planners valt of staat met goed ingevulde OK-aanvragen. Daar is een tipsheet voor ontwikkeld, maar het is vooral de nieuwe manier van samenwerken die daar verbetering in brengt, zegt Derikx. “Iedereen die met de planning te maken heeft, kent elkaar. Ieder van ons kan zijn deel van het verhaal toelichten. Daardoor is veel meer begrip ontstaan voor elkaars behoefte en belang. Dat geeft veel vertrouwen, en dat komt uiteindelijk ook de zorg ten goede.”
“Enerzijds de planners ondersteunen in de implementatie en anderzijds goed zicht blijven houden op de data in dashboards, die combinatie is heel sterk gebleken”, concludeert Mulder. “Maar we zijn er nog niet. Voor de OK’s hebben we goede resultaten geboekt – niet alleen in het Emma Kinderziekenhuis maar ook op andere afdelingen in Amsterdam UMC waar deze aanpak is doorgevoerd. Nu willen we ons gaan richten op de aansluiting met andere delen van de zorgketen zoals diagnostiek of nazorg. Het is frustrerend als een patiënt klaar is voor ontslag maar nog moet wachten op een lab-bepaling, bijvoorbeeld. We gaan er helaas ook niet alle tekorten mee oplossen. In elk geval stimuleren de goede resultaten ons om door te pakken.” •
Verkorting en toetsing van de wachtlijsten
Door de wachtlijst op te schonen én doordat veel meer patiënten geholpen konden worden, was de wachtlijst in 2024 26 procent korter dan een jaar eerder. Twee keer per jaar wordt de wachtlijst opnieuw getoetst.
Gecombineerde aanpak
Tot nu toe zijn 10 interventies ingezet om de doorstroom van patiënten te verbeteren en de capaciteit ten volle te benutten, zoals de blauwdruk, het tactisch capaciteitsoverleg, de Keek op de week en de pre-opnamepoli. 4 nieuwe interventies zijn inmiddels opgestart.
Zicht op de route van de patiënt
Patiënten goed informeren is een wezenlijk deel van het programma. Zo is er een pre-opnamepoli opgezet om de patiënt goed voor te bereiden op wat komen gaat, van opname tot ontslag. Renate Mulder: “In een combinatieafspraak met het medicatieteam, de verpleegkundige en de anesthesioloog wordt zo veel mogelijk al in een vroeg stadium uitgevraagd en besproken met de patiënt. Als nazorg nodig is, wordt de transferverpleegkundige – die contact heeft met zorginstellingen in de regio – ook al van tevoren betrokken. Zo zorgen we ervoor dat alles rondom opname en ontslag soepeler verloopt. Dan is er minder kans op een last minute afzegging omdat iets niet op tijd geregeld is. Ook kunnen we de verwachte ontslagdatum steeds beter voorspellen dankzij de data die we hierover bijhouden. We willen voor het grootste deel van de patiënten al vóór de opname precies kunnen inschatten wat de ontslagdatum is. Die duidelijkheid is prettig voor de patiënt en diens omgeving, en geeft ons nog beter zicht op het aantal vrije bedden.”
Met dezelfde mensen en middelen toch meer patiënten helpen: het kan. Een veelzijdige, goed gecoördineerde aanpak in Amsterdam UMC heeft in anderhalf jaar tijd stevige resultaten opgeleverd. Meer operaties, kortere wachtlijsten. Met als blijvende bijvangst: meer begrip voor elkaars werkwijze.
Tekst: Lara Geeurickx • Infographics: verloop.nl
et doet misschien aan kleurrijk schoeisel denken, maar CROC staat voor ‘Centraal regie-orgaan capaciteit’. Wat begon als een projectgroep is, gezien de successen na het eerste anderhalf jaar, goed op weg om een heuse afdeling te worden in Amsterdam UMC. “Het is ontstaan vanuit de behoefte om de capaciteit die we hebben, effectiever te benutten”, legt programmamanager Renate Mulder uit. Oplossingen voor de krapte op de arbeidsmarkt zijn immers niet op de korte termijn gevonden. “Om meer patiënten sneller te kunnen helpen, moeten we dus anders en slimmer gaan werken”, vat Mulder de missie samen. “Daar is voor nodig dat je iedereen in de keten bij elkaar brengt: zorgverleners en planners, maar ook data-analisten, implementatiespecialisten en capaciteitsdeskundigen.”
Nieuwe scenario’s
Dat is precies wat de teams in het Emma Kinderziekenhuis als eerste hebben gedaan. “Voorheen gingen we uit van de beschikbare OK’s en OK-personeel”, zegt kinderchirurg Joep Derikx. “De rest was daaraan ondergeschikt in de planning. Maar je moet erkennen dat alles met elkaar samenhangt. Je hebt niets aan OK-tijd als er vervolgens geen bed beschikbaar is op de afdeling voor je patiënt.” Artsen, planners en analisten gingen om de tafel om te kijken waar de grote knelpunten zaten. “Bijzonder genoeg was dat niet bij de spoedzorg maar bij de planbare zorg”, zegt implementatiedeskundige Annelies Visser. “Zodra we de obstakels in kaart hadden, zijn we scenario’s voor verbetering gaan uitwerken. Met z’n allen. Niet alleen om meer draagvlak te creëren maar vooral om tot realistische voorstellen te komen.” Want je kunt er wel rekentools op loslaten, maar dat is niet het hele verhaal, verzekert Visser. “Je hebt ook de ervaring uit de praktijk nodig. Data zijn 20 procent van het succes, de rest is mensenwerk.”
Blauwdruk
De basis voor de nieuwe werkwijze is de zogeheten blauwdruk. Visser: “Dat is een rooster dat tweewekelijks wordt herhaald. Daarin is OK-tijd gereserveerd per specialisme, waaraan het aantal patiënten per specifieke ligduur op de afdeling is gekoppeld. Die OK-tijd kunnen de artsen binnen de blauwdruk naar eigen inzicht volplannen, met de garantie dat daarvoor genoeg bedden zijn.” Dat geeft de artsen houvast en scheelt een hoop telefoontjes voor de planners. “Er is minder kortetermijnregelwerk nodig. Er vallen minder gaten in de planning en er moeten minder operaties worden afgezegd omdat we niet tijdig een bed rond krijgen”, zegt planner Fennie Bouwhuizen. “Het voordeel is ook dat de planners van alle snijdende specialismen in het Emma Kinderziekenhuis nu fysiek bij elkaar zitten, in het Centraal opname- en OK-planbureau. De lijnen zijn veel korter. Op één plek houden we zicht op hoe het ervoor staat.”
‘Data zijn 20 procent van het succes, de rest is mensenwerk’
Verkorting en toetsing van de wachtlijsten
Door de wachtlijst op te schonen én doordat veel meer patiënten geholpen konden worden, was de wachtlijst in 2024 26 procent korter dan een jaar eerder. Twee keer per jaar wordt de wachtlijst opnieuw getoetst.
Zicht op de route van de patiënt
Patiënten goed informeren is een wezenlijk deel van het programma. Zo is er een pre-opnamepoli opgezet om de patiënt goed voor te bereiden op wat komen gaat, van opname tot ontslag. Renate Mulder: “In een combinatieafspraak met het medicatieteam, de verpleegkundige en de anesthesioloog wordt zo veel mogelijk al in een vroeg stadium uitgevraagd en besproken met de patiënt. Als nazorg nodig is, wordt de transferverpleegkundige – die contact heeft met zorginstellingen in de regio – ook al van tevoren betrokken. Zo zorgen we ervoor dat alles rondom opname en ontslag soepeler verloopt. Dan is er minder kans op een last minute afzegging omdat iets niet op tijd geregeld is. Ook kunnen we de verwachte ontslagdatum steeds beter voorspellen dankzij de data die we hierover bijhouden. We willen voor het grootste deel van de patiënten al vóór de opname precies kunnen inschatten wat de ontslagdatum is. Die duidelijkheid is prettig voor de patiënt en diens omgeving, en geeft ons nog beter zicht op het aantal vrije bedden.”
Gecombineerde aanpak
Tot nu toe zijn 10 interventies ingezet om de doorstroom van patiënten te verbeteren en de capaciteit ten volle te benutten, zoals de blauwdruk, het tactisch capaciteitsoverleg, de Keek op de week en de pre-opnamepoli. 4 nieuwe interventies zijn inmiddels opgestart.
Keek op de week
Omdat natuurlijk niet alle zorg voorspelbaar is, wordt op twee momenten in het multidisciplinaire team besproken waar afwijken van de blauwdruk nodig is. Visser: “Tijdens het maandelijks tactisch capaciteitsoverleg kijken we twee maanden vooruit. Zijn alle gereserveerde sessies uitgegeven, zijn er extra verzoeken bijgekomen en kunnen we die honoreren? We kijken dan ook naar de gegevens uit de dashboards, waarin onder meer de data over operatietijd en ligduur worden bijgehouden. Aan de hand daarvan kunnen we met voorspelmodellen de verwachte knelpunten inventariseren en tijdig bijsturen.” Daarnaast is er de Keek op de week, vertelt Bouwhuizen: “In dat overleg met artsen en hoofdverpleegkundigen bekijken wij wat er in de komende week gepland staat en of er aanpassingen nodig zijn. Tegelijk blikken we terug op de afgelopen week: waar zat een afwijking in de planning, wat leren we daarvan? Moeten we bijvoorbeeld voortaan voor dit soort operaties meer tijd inplannen?”
Elkaar kennen
Het werk van de planners valt of staat met goed ingevulde OK-aanvragen. Daar is een tipsheet voor ontwikkeld, maar het is vooral de nieuwe manier van samenwerken die daar verbetering in brengt, zegt Derikx. “Iedereen die met de planning te maken heeft, kent elkaar. Ieder van ons kan zijn deel van het verhaal toelichten. Daardoor is veel meer begrip ontstaan voor elkaars behoefte en belang. Dat geeft veel vertrouwen, en dat komt uiteindelijk ook de zorg ten goede.”
“Enerzijds de planners ondersteunen in de implementatie en anderzijds goed zicht blijven houden op de data in dashboards, die combinatie is heel sterk gebleken”, concludeert Mulder. “Maar we zijn er nog niet. Voor de OK’s hebben we goede resultaten geboekt – niet alleen in het Emma Kinderziekenhuis maar ook op andere afdelingen in Amsterdam UMC waar deze aanpak is doorgevoerd. Nu willen we ons gaan richten op de aansluiting met andere delen van de zorgketen zoals diagnostiek of nazorg. Het is frustrerend als een patiënt klaar is voor ontslag maar nog moet wachten op een lab-bepaling, bijvoorbeeld. We gaan er helaas ook niet alle tekorten mee oplossen. In elk geval stimuleren de goede resultaten ons om door te pakken.” •
